courts_online_app090512_i COURTS on‐line  Application Package   For  Secure Internet Access to the Division’s database  and Electronic Filing                  P.O. Box 381  Trenton, New Jersey  08625‐0381    For more information about COURTS on‐line, please contact:  (609) 777‐4921 or (609) 292‐2556  (609) 292‐3758 FAX  courts@dol.state.nj.us    http://lwd.dol.state.nj.us/labor/wc/egov/egov_index.html  American LegalNet, Inc. www.FormsWorkFlow.com State of New Jersey  Department of Labor and Workforce Development  Division of Workers’ Compensation  PO Box 381, Trenton, NJ 08625­0381      Thank you for your interest in the Division of Workers’ Compensation’s Internet database, COURTS on­line. Access to  COURTS on­line is available to law firms, insurance carriers and Self Insurers through a unique password/login ID. In addition  to providing information on all your firm’s cases, COURTS on­line gives law firms the ability to electronically file and receive  legal pleadings and insurance carriers the ability to electronically receive legal documents and to electronically forward those  documents to their counsel for response.  For more information about e‐filing, please visit  http://lwd.dol.state.nj.us/labor/wc/egov/efiling/courts_efile_index.html    The minimum technical requirements for participation in COURTS on­line are the following:      subscriber must have a unique e‐mail address belonging solely to him/her;    subscriber must routinely check his/her e‐mail to receive important notices from the Division. Please note that e‐mail  filters used by some Internet Service Providers may classify messages from the COURTS on­line staff as Bulk Mail or Junk  Mail, while others may completely prevent the delivery of our messages to you.  To ensure that messages are delivered  correctly to your Inbox, please add the following domain names to your address book: “dol.state.nj.us” and  “oit.state.nj.us”   the Internet browser on the subscriber’s computer must be either Microsoft Internet Explorer (version 7 or higher) or  Firefox (latest version);   Adobe Acrobat Reader (the latest version) must be installed if subscriber is interested in e‐filing   subscriber must be able to download files through the Internet and view pop‐up windows    If your firm is brand new to the COURTS on‐line program, we will first need for your firm to designate a contact  person, an individual with a managerial title. This can be done by completing application #1. It will be the contact person’s  responsibility to approve the list of users for your firm, advise us on the electronic filing access level for every subscriber,  notify us whenever there is a change to this list and receive notices from the Division regarding technology issues. The  individual subscriber application (application  #2) needs to be completed and signed by each applicant as well as the  contact person.  Please note that if the contact person wishes to receive their own logon credentials, he or she will also have  to complete a subscriber application (application #2).    You can mail or fax the completed applications to the Division of Workers’ Compensation at the address noted above,  attn: WC Technical Support Unit, fax (609) 292­3758.  If you have any questions, you can e‐mail us at  courts@dol.state.nj.us or call us at (609) 777‐4921 or (609) 292‐2556. Within 2 weeks after you submit your applications to  the Division, each applicant will be mailed a pin number and instructions on how to create their online profile, userID and  password.  Once the subscriber has created their profile successfully, they will then be able to log on to COURTS on­line.    We look forward to hearing from you and thank you for your continued support of the COURTS on‐line program.                  Sincerely,                                                                   Shravani Kosnik  COURTS Project Team                  courts_online_app090512_i       American LegalNet, Inc. www.FormsWorkFlow.com                NJ Division of Workers’ Compensation ­ COURTS on­line program  Designation of a Contact Person – Application 1                                                                               courts_online_app090512_i        Access to COURTS on­line is only available to authorized employees of law firms/insurance carriers/self insurers  registered with the Division. Please keep in mind that the minimum requirements for participation in this program  are the following: each individual applicant must have a unique e‐mail address belonging solely to that applicant;  the  Internet  browser  on  the  participant’s  computer  must  be  either  Microsoft  Internet  Explorer  (version  7)  or  Firefox  (latest  version);  Adobe  Acrobat  Reader  software  (the  latest  version)  for  viewing  and  downloading  documents; the applicant must be designated as an authorized participant by their employer.    In  order  for  us  to  process  the  applications  filed  by  employees  of  your  company/firm,  we  will  need  to  know  the  identity of a key contact person in your company.      The individual designated should be an officer of the company, a partner or have a managerial title.    If  your  firm/company  has  multiple  locations,  the  designated  contact  person  must  be  located  at  the  address that is registered with the Division of Worker’s Compensation.     It will be the contact person’s responsibility to approve the list of users for your firm/company, advise us of their  electronic  filing  status,  notify  us  whenever  there  is  a  change  to  this  list  and  receive  notices  from  the  Division  regarding COURTS on­line issues. Please note that as long as one subscriber from your company is designated as an  electronic  filer,  your  company  will  be  considered  an  “Electronic  Filing”  company  and  will  receive  notices  of  electronically filed legal pleadings solely through the COURTS on­line system.    I. Contact Person – Information      (complete all fields)  Your Name         Title         Firm/Co.  Name         Street Address         City, State, ZIP         Telephone #         E­Mail Address:         Fax #:           II.     Electronic Filing    My  firm/company  is  interested  in  participating  in  the  electronic  filing  program.  By  opting  for  this  feature,  I  understand  that  as  long  as  one  subscriber  from  my  company  is  designated  an  electronic  filer,  my  company  will  be  considered  an  “Electronic  Filing”  company  and  will  receive  notices  of  electronically  filed  legal  pleadings  solely  through the COURTS on­line system.    My firm/company is not interested in electronic filing at this time.    III. Contact Person Signature    I understand that it will be my responsibility to approve the list of users for the above referenced firm/company and to notify  the Division in writing whenever an individual, participating in the COURTS on­line program is no longer employed with us or  if his/her authorization to inspect records on behalf of this firm has been withdrawn.      Date:              Signature:        page 1 of 3    American LegalNet, Inc. www.FormsWorkFlow.com NJ Division of Workers’ Compensation ­ COURTS on­line program    Subscriber Application – Application #2                                                                     courts_online_app090512_i        The minimum requirements for participation in this program are the following: each individual applicant must have a unique  e‐mail address belonging solely to that applicant; the Internet browser on the participant’s computer must be either Microsoft  Internet Explorer (version 7) or Firefox (latest version). Adobe Acrobat Reader software (the latest version) for viewing and  downloading documents; the applicant must be designated as an authorized participant by their employer.    Please complete sections I and II of this application, provide your signature in the requested areas and forward it to your  COURTS on‐line Contact Person for their approval and signature in sections III and IV.  Within 2 weeks after you submit your  applications to the Division, you will be mailed a pin number and instructions on how to create your online profile, userID and  password.  Once you have registered successfully, you will then be able to log on to COURTS on­line.    I.  Subscriber Information    (complete all fields)    Your Name:         Street Address:         City, State & ZIP:         Telephone:         Firm Name:              Fax:         E­Mail:           II.  Certification of Confidentiality and Subscriber Responsibilities   (signature of participant required)    I, the undersigned, do hereby state under penalty of law, that I do not seek inspection of the records available on the Division  of Workers’ Compensation’s COURTS on­line website for the purpose of selling or furnishing for a consideration to others and  will not do so nor will I subsequently disclose any of the information to any person, organization, entity or governmental  agency not entitled to receive the information from the Division of Workers’ Compensation pursuant to R.S. 34:15‐1 et seq.    Please refer to NJSA 34:15‐128 printed on page 3 of this form.     I, the undersigned, am aware that I am responsible for preserving the security of my password, UserID and the COURTS User  PIN  issued  to  me  in  relation  to  this  program.    I  understand  that  I  am  responsible  for  the  actions  of  any  unauthorized  user  gaining access into the database using my password and logon ID, without the express permission of the Division.   Signature     Date:                III. Electronic Filing Access Level  (to be completed by your COURTS on­line Contact Person)    Select the Electronic Filing Access Level (if no selection is made, access will default to the BASIC level):   BASIC  Subscribers will not be able to electronically receive or submit legal pleadings on behalf of the firm.    LIMITED  Law  Firms  only  ‐  Subscribers  will  be  able  to  receive  notices  of  e‐filed  legal  pleadings,  data  enter  and  save  information into pre‐formatted templates but they will not be able to e‐file any legal documents.   FULL  If Law Firm ‐ this access level will give subscribers full rights to receive and file legal pleadings electronically.  If Carriers – this access level will allow you to receive pleadings, e‐file informal applications and to designate  respondent counsel electronically.     ** If Limited or Full Access is selected for at least one employee of a company, that company will receive notice of e­ filed documents solely through the COURTS on­line website and not through US Mail.    IV. Employer / Firm Approval  (signature of your COURTS on­line Contact Person required)    The above individual has been approved to access workers’ compensation cases on behalf of:                                and has been assigned the above noted electronic filing access level.                                   I understand that it will be my responsibility to notify the Division, in a manner prescribed by the Division, immediately upon  learning that this individual is no longer employed with us or that his/her authorization to inspect records on the COURTS on­ line database website on behalf of the firm/company has been withdrawn.    Date             Signature                  Contact Person Name and Title  page 2 of 3           American LegalNet, Inc. www.FormsWorkFlow.com 34:15­128. Limited right to inspect or copy records.      a. Notwithstanding any other provision of the chapter to which this act is a supplement [34:15‐1 et seq.] or of any other law,  no records maintained by the Division of Workers' Compensation or the Compensation Rating and Inspection Bureau shall be  disclosed  to  any  person  who  seeks  disclosure  of  the  records  for  the  purpose  of  selling  or  furnishing  for  a  consideration  to  others  information  from  those  records  or  reports  or  abstracts  of  workers'  compensation  records  or  work‐injury  records  pertaining to any claimant. No information shall be disclosed from those records to any person not in the division, unless:   (1) The information is provided in a manner which makes it impossible to identify any claimant;   (2) The records are opened for the exclusive purpose of permitting a claimant, employer, insurance carrier or authorized  agent of the claimant, employer or insurance carrier to conduct an investigation by or on behalf of the claimant, employer or  insurance carrier in connection with any pending workers' compensation case to which the claimant, employer or insurance  carrier is a party, and the party seeking access to the records certifies to the division that the information from the records will  be used only for purposes directly related to the case;   (3)  The  records  are  opened  for  the  exclusive  purpose  of  permitting  a  third  party  directly  involved  in  a  workers'  compensation case, including any workers' compensation lienholders, or an authorized agent of the third party, to conduct an  investigation by or on behalf of the third party in connection with the case, and the party seeking access to the records certifies  to the division that the information from the records will be used only for purposes directly related to the case;   (4) The records are subpoenaed by the Commissioner of Banking and Insurance pursuant to section 10 of P.L. 1983, c. 320  (C. 17:33A‐10) or by a court of competent jurisdiction in a civil or criminal proceeding;   (5) The division provides the information to another governmental agency pursuant to law, for a duly recognized purpose  of  that  agency,  which  agency  shall  not  subsequently  disclose  any  of  the  information  to  any  person,  organization,  entity  or  governmental  agency  not  entitled  to  receive  the  information  from  the  Compensation  Rating  and  Inspection  Bureau  or  the  Division of Workers' Compensation pursuant to the workers' compensation law, R.S. 34:15­1 et seq.; or   (6) The information is information about the claimant requested by the claimant, in which case the division shall disclose  the information and the claimant shall not be charged fees in excess of the cost of providing copies of the information.   b.  Notwithstanding  any  other  provision  of  law,  no  information  from  records  maintained  by  the  Compensation  Rating  and  Inspection Bureau pertaining to any work injury or illness or workers' compensation claim shall be disclosed to any business  or other member of the public unless the bureau discloses the information in a manner which makes it impossible to identify  the claimant.   c.  Notwithstanding  any  other  provision  of  law,  no  information  provided  by  the  Division  to  any  other  governmental  agency  pursuant to subsection a. of this section shall be disclosed by the agency to any business or other member of the public unless  the information is disclosed to the business or other member of the public in a manner which makes it impossible to identify  the claimant.     d. Notwithstanding the restrictions on disclosure set forth under subsections a. through c. of this section, a claimant may  authorize the release of records of the claimant to a specific person not otherwise authorized to receive the records, by  submitting written authorization for the release to the division specifically directing the division to release workers'  compensation records to that person. However, no such authorization directing disclosure of records to a prospective  employer shall be valid, nor shall an authorization permitting disclosure of records in connection with assessing fitness or  capability for employment be valid, and no disclosure of records shall be made with respect thereto, unless requested  pursuant to and consistent with the federal "Americans with Disabilities Act of 1990," 42 U.S.C. §  12101 et seq. and the "Law  Against Discrimination," P.L. 1945, c. 169 (C. 10:5‐1 et seq.). It shall be unlawful for any person to consider for the purpose of  assessing eligibility for a benefit, or as the basis for an employment‐related action, an individual's failure to provide  authorization under this subsection.                            page3  courts_online_app090512_i American LegalNet, Inc. www.FormsWorkFlow.com